# Umowa najmu mieszkania: co musi zawierać wzór i czego pilnować w 2026 roku

> Umowa najmu mieszkania 2026: kaucja do 12-krotności czynszu, wypowiedzenie na 3 miesiące, akt notarialny za 591,14 zł, ryczałt 8,5%. Wzór PDF i DOCX.

Opublikowano: 2026-09-22 · Aktualizacja: 2026-09-09

Umowa najmu mieszkania w 2026 roku opiera się na tych samych przepisach Kodeksu cywilnego i ustawy o ochronie praw lokatorów co rok wcześniej, ale jedna liczba zmieniła się przy najmie okazjonalnym: maksymalna taksa notarialna za oświadczenie najemcy wynosi teraz 480,60 zł netto, bo rośnie razem z minimalnym wynagrodzeniem, które od stycznia wynosi 4 806 zł. Od 2023 roku właściciel prywatny rozlicza najem wyłącznie ryczałtem, a nie według skali podatkowej, więc każda umowa podpisana w tym roku podlega stawkom 8,5 i 12,5 procent. Poniżej jest zestawienie elementów, które umowa musi zawierać, terminów, których pilnują obie strony, i pułapek, które kosztują najwięcej.

## Co musi być w umowie najmu mieszkania

Umowa najmu to zobowiązanie wynajmującego do oddania lokalu do używania na czas oznaczony lub nieoznaczony i najemcy do płacenia umówionego czynszu, co wynika wprost z art. 659 Kodeksu cywilnego. Cztery elementy są konieczne: oznaczenie stron, opis lokalu, wysokość czynszu i czas trwania. Bez nich trudno mówić o umowie, a spór o to, co strony ustaliły ustnie, kończy się w sądzie bez dokumentu, który da się obronić.

Umowa zawarta na czas dłuższy niż rok musi być sporządzona na piśmie; jeśli strony tego nie zrobią, liczy się jako zawarta na czas nieoznaczony, co reguluje art. 660 KC. Najem zawarty na dłużej niż 10 lat po upływie tego terminu także staje się najmem na czas nieoznaczony, zgodnie z art. 661 KC. Dobra umowa ma więcej pól niż cztery minimum, bo to one rozstrzygają spory o media, kaucję i zwrot lokalu.

- miejsce i data zawarcia umowy
- dane stron z numerami PESEL i serią oraz numerem dowodu osobistego
- dokładny opis lokalu: adres, powierzchnia, liczba pokoi, numer księgi wieczystej, pomieszczenia przynależne
- czynsz z terminem płatności i numerem rachunku bankowego
- zasady rozliczania mediów i opłat niezależnych od właściciela
- kaucja z kwotą i terminem zwrotu
- obowiązki stron, w tym podział napraw
- zakaz podnajmu bez pisemnej zgody wynajmującego
- warunki wypowiedzenia umowy
- zasady zwrotu lokalu i protokołu zdawczo-odbiorczego
- załączniki i podpisy obu stron


## Ile może wynosić kaucja i kiedy trzeba ją oddać

Kaucja przy zwykłym najmie nie może przekraczać 12-krotności miesięcznego czynszu liczonego według stawki z dnia zawarcia umowy, co wynika z art. 6 ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów. Przy najmie okazjonalnym limit jest niższy i wynosi 6-krotność czynszu. W praktyce właściciele biorą równowartość jednego do dwóch czynszów, rzadziej trzech, a w 2026 roku standardem pozostaje 2-krotność miesięcznej stawki.

Zwrót kaucji następuje w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności wynajmującego, co reguluje art. 6 ust. 4. Z kaucji wolno potrącić zaległy czynsz, niezapłacone media i koszt naprawy szkód ponad zwykłe zużycie. Nie wolno natomiast finansować z niej odświeżenia ścian po latach mieszkania ani wymiany dywanu zużytego w sposób typowy dla codziennego używania. W umowie wpisuje się kwotę kaucji, termin jej wpłaty i termin zwrotu, bo bez tych trzech pól rozliczenie po wyprowadzce zamienia się w negocjację od zera.

![Wydrukowana umowa i wieczne pióro na stole](/uploads/2026/09/6527a2a25d50dd4178d68a7a5b06a1c02360bd20498e131a6195d9d7088fbfd8.webp)

Umowę najmu na czas dłuższy niż rok trzeba zawrzeć na piśmie, inaczej liczy się jako zawarta na czas nieoznaczony (art. 660 KC).

## Jak wypowiedzieć umowę najmu i jakie są terminy

Trzeba rozdzielić dwie sytuacje. Umowę na czas oznaczony obie strony mogą wypowiedzieć tylko w wypadkach określonych w umowie, zgodnie z art. 673 par. 3 KC. Jeśli w umowie nie ma klauzuli o wypowiedzeniu, nie ma jak wyjść z niej przed terminem, chyba że druga strona zgodzi się na rozwiązanie za porozumieniem. Umowa na czas nieoznaczony daje najemcy prawo wypowiedzenia z zachowaniem terminów umownych, a w ich braku ustawowych: dla lokalu przy czynszu płatnym miesięcznie to trzy miesiące naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego, co wynika z art. 688 KC.

Właściciel mieszkania ma węższe pole manewru. Może wypowiedzieć umowę tylko z przyczyn wskazanych w ustawie o ochronie praw lokatorów, na piśmie pod rygorem nieważności i z podaniem przyczyny, zgodnie z art. 11 ust. 1. Terminy zależą od powodu i wyglądają następująco:

| Strona | Sytuacja | Termin | Podstawa |
| --- | --- | --- | --- |
| Najemca | Umowa na czas nieoznaczony, czynsz miesięczny | 3 miesiące naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego | art. 688 KC |
| Właściciel | Używanie lokalu sprzecznie z umową mimo pisemnego upomnienia | miesiąc naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego | art. 11 ust. 2 ustawy |
| Właściciel | Zwłoka z czynszem za co najmniej trzy pełne okresy płatności po pisemnym uprzedzeniu i dodatkowym miesięcznym terminie | miesiąc naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego | art. 11 ust. 2 ustawy |
| Właściciel | Podnajem bez pisemnej zgody | miesiąc naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego | art. 11 ust. 2 ustawy |
| Właściciel | Chce zamieszkać w lokalu, lokator ma inny lokal albo dostaje lokal zamienny | pół roku naprzód | art. 11 ust. 4 ustawy |
| Właściciel | Chce zamieszkać w lokalu, nie daje lokalu zamiennego | 3 lata naprzód | art. 11 ust. 5 ustawy |


Dla mieszkań liczą się trzy pełne okresy płatności z ustawy o ochronie praw lokatorów, a nie dwa z art. 687 KC, który dotyczy innych przedmiotów najmu. Właściciel, który pomyli te przepisy, wypowiada umowę nieskutecznie i daje lokatorowi argument w ewentualnym sporze.

## Jak spisać protokół zdawczo-odbiorczy

Ustawa nakazuje spisać protokół przed wydaniem lokalu: ma obejmować stan techniczny i stopień zużycia instalacji oraz urządzeń, a przy zwrocie lokalu jest podstawą rozliczeń, co wynika z art. 6c ustawy o ochronie praw lokatorów. Bez protokołu ze zdjęciami i stanami liczników każda usterka przy wyprowadzce staje się sporem o to, kto ją spowodował. Protokół spisuje się dwa razy: przy wydaniu lokalu najemcy i przy jego zwrocie właścicielowi.

W protokole wpisuje się stany liczników prądu, gazu i wody z numerem każdego licznika, liczbę wydanych kluczy, stan każdego pomieszczenia, spis wyposażenia ze stanem, usterki widoczne na dzień spisania oraz zdjęcia. Sporządza się co najmniej dwa jednobrzmiące egzemplarze, po jednym dla każdej strony. Po zakończeniu najmu najemca oddaje lokal w stanie niepogorszonym, ale nie odpowiada za zużycie wynikające z prawidłowego używania, co reguluje art. 675 KC.

Drobne nakłady obciążają najemcę: drobne naprawy podłóg, drzwi i okien, malowanie ścian, drobne naprawy instalacji, zgodnie z art. 681 KC. Ustawa dokłada do tego naprawę i konserwację podłóg, okien i drzwi oraz wbudowanych mebli, co wynika z art. 6b. Wynajmujący odpowiada natomiast za sprawne instalacje wody, gazu, ciepła i prądu, zgodnie z art. 6a ustawy.

## Czym różni się najem okazjonalny od zwykłego

Najem okazjonalny zawiera właściciel będący osobą fizyczną, który nie prowadzi działalności w zakresie wynajmu, na czas oznaczony nie dłuższy niż 10 lat, co wynika z art. 19a ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów. Umowa i jej zmiany muszą być na piśmie pod rygorem nieważności, zgodnie z ust. 6. W zamian za formalności właściciel dostaje szybszą drogę do odzyskania lokalu, bo do umowy dołącza się trzy załączniki:

- oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia lokalu
- wskazanie innego lokalu, w którym najemca zamieszka po egzekucji
- oświadczenie właściciela tego lokalu o zgodzie na zamieszkanie, na żądanie wynajmującego z podpisem notarialnie poświadczonym


Gdy najemca straci wskazany lokal, ma 21 dni na wskazanie innego, co reguluje art. 19a ust. 3. Kaucja przy najmie okazjonalnym nie może przekroczyć 6-krotności czynszu, zgodnie z ust. 4. Koszt notariusza za oświadczenie najemcy wynosi nie więcej niż 1/10 minimalnego wynagrodzenia, co daje przy 4 806 zł w 2026 roku maksymalnie 480,60 zł netto, czyli 591,14 zł brutto. Wypisy aktu kosztują do 6 zł netto, czyli 7,38 zł brutto, za stronę, więc całość zamyka się zwykle w przedziale 640-700 zł brutto, choć inne źródła podają 400 do 600 zł brutto, a w Łodzi typowo 180-250 zł za samo oświadczenie.

Właściciel zgłasza umowę naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu, co wynika z art. 19b ust. 1, a na żądanie najemcy pokazuje potwierdzenie zgłoszenia. Bez zgłoszenia nie działają art. 19c i 19d, czyli uproszczona eksmisja: żądanie opróżnienia lokalu z terminem nie krótszym niż 7 dni od doręczenia, a potem wniosek do sądu o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. Podwyżka czynszu w najmie okazjonalnym może nastąpić wyłącznie zgodnie z warunkami z umowy, co reguluje art. 19c ust. 2. Zwykłej umowy najmu nie zgłasza się do urzędu skarbowego.

![Puste mieszkanie z jasnymi ścianami przed wydaniem najemcy](/uploads/2026/09/11e4a2f0f6460ca06b44c4f6da415c8d2d4318c0cf38cd22010f9525ac4f7923.webp)

Przed wydaniem lokalu strony spisują protokół stanu technicznego, który jest podstawą rozliczeń przy zwrocie (art. 6c ustawy o ochronie praw lokatorów).

## Jaki podatek płaci właściciel od najmu w 2026 roku

Od 1 stycznia 2023 roku najem prywatny rozlicza się wyłącznie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, bez pomniejszania przychodu o koszty. Stawki w 2026 roku wynoszą 8,5% od przychodów do 100 000 zł rocznie i 12,5% od nadwyżki ponad tę kwotę. Małżonkowie opodatkowujący przychód wspólnie stosują stawkę 12,5% dopiero po przekroczeniu 200 000 zł rocznie.

| Próg przychodu | Stawka ryczałtu | Termin wpłaty |
| --- | --- | --- |
| Do 100 000 zł rocznie (200 000 zł dla małżonków) | 8,5% | do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni albo po upływie kwartału |
| Nadwyżka ponad próg | 12,5% | do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni albo po upływie kwartału |


Ryczałt wpłaca się na mikrorachunek podatkowy do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, a przy rozliczeniu kwartalnym po upływie kwartału. Zeznanie roczne PIT-28 składa się do 30 kwietnia następnego roku. Właściciel, który wynajmuje mieszkanie i nie płaci ryczałtu w terminie, naraża się na odsetki od zaległości podatkowej.

## Co jeszcze sprawdzić przed podpisaniem

Podwyżka czynszu przy mieszkaniu wymaga wypowiedzenia dotychczasowej wysokości na piśmie pod rygorem nieważności, z terminem wypowiedzenia wynoszącym 3 miesiące, chyba że umowa ustala dłuższy, co reguluje art. 8a ust. 2 i 3 ustawy o ochronie praw lokatorów. Podwyżka ponad 3% wartości odtworzeniowej lokalu w skali roku jest dopuszczalna tylko w uzasadnionych przypadkach, zgodnie z ust. 4. Podwyżek czynszu, poza opłatami niezależnymi od właściciela, nie można wprowadzać częściej niż co 6 miesięcy, co wynika z art. 9 ust. 1b; ogólny przepis KC o miesięcznym wypowiedzeniu czynszu przy mieszkaniach ustępuje ustawie.

Opłaty niezależne od właściciela to z definicji ustawy opłaty za energię, gaz, wodę, ścieki, odpady i nieczystości ciekłe, zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 8. W umowie wpisuje się, kto i według czego je rozlicza: według liczników, ryczałtu czy faktur wystawianych na właściciela. Świadectwo charakterystyki energetycznej właściciel przekazuje najemcy w kopii przy każdej nowej umowie; za brak grozi grzywna do 5 tys. zł, świadectwo jest ważne 10 lat, a najemca nie może zrzec się prawa do jego otrzymania.

![Dłoń z kluczem na tle modelu domu](/uploads/2026/09/1b4a9f5e0cd5662d2de58cd98d384a535e23bce7eb7d3d7b882f912550517c60.webp)

Kaucja nie może przekroczyć 12-krotności czynszu, przy najmie okazjonalnym 6-krotności.

## Skąd pobrać wzór umowy najmu i jak go wypełnić

Wzór umowy najmu lokalu mieszkalnego z protokołem zdawczo-odbiorczym jako załącznikiem jest do pobrania w dwóch wersjach: [PDF do wydruku i wypełnienia ręcznie](/pliki/umowa-najmu-lokalu-mieszkalnego.pdf) oraz [DOCX do edycji na komputerze](/pliki/umowa-najmu-lokalu-mieszkalnego.docx). Wzór ma wszystkie pola wymienione w pierwszej sekcji tego tekstu, osobny paragraf dla najmu okazjonalnego i tabelę stanów liczników w protokole. Druk i wzór to ten sam dokument, w PDF z pustymi polami do ręki.

Dane stron przepisuje się z dowodów osobistych, opis lokalu z księgi wieczystej, a czynsz i opłaty niezależne wpisuje się osobno, żeby podwyżka jednego nie pociągała automatycznie drugiego. Kaucję uzupełnia się kwotą i terminem zwrotu, wypowiedzenie terminami z sekcji o wypowiadaniu umowy, a przy najmie okazjonalnym dokłada się trzy załączniki i wizytę u notariusza. Prowadzę firmę od 2011 roku i porządny wzór umowy z terminem płatności, raz skonsultowany i używany latami, to jedna z rzeczy, na które od pierwszego dnia nie żałuję pieniędzy. Umowa krótsza niż dwie strony rzadko chroni obie strony.